7 trucos para sacarle el máximo provecho a Google Docs

Google Docs es un producto basado en la nube que ofrece todo lo que necesitas para crear, editar y compartir documentos, con la ventaja adicional de que puedes trabajar todo en línea desde donde te encuentres. Insertar gráficos, traducir en un par de clics y el dictado de voz son algunas de las opciones que ofrece este sistema para mejorar la productividad

A continuación un detalle de algunas de las opciones disponibles.

Dictado de voz en Google Docs

Esta función, disponible en 100 idiomas, puede ser muy útil para elaborar textos mientras se camina o se realiza otras tareas. Ayuda también a evitar el cansancio físico y postural que puede generar pasar varias horas sentado tipeando.

Además basta reproducir un audio con esta herramienta activada, para que se desgrabe a texto. Para usar esta opción hay que ir hasta Herramientas/Dictado por voz y se abrirá una ventana donde solo hay que hacer clic para empezar a hablar o reproducir un audio.

Cambiar a una vista sin páginas

Si no está imprimiendo su trabajo, es posible que desee eliminar los bordes de la página en pantalla y tener un lienzo infinito para trabajar. En este modo, elementos como tablas e imágenes se pueden estirar para ajustarse a la pantalla en lugar de a la página. Para cambiar entre las vistas Páginas y Sin páginas , abra el menú Archivo y elija Configurar página .

Cómo compartir tus documentos

Para compartir tus documentos con otras personas, haz clic en el botón azul Compartir, ubicado en la esquina superior derecha del documento que deseas compartir. El botón se insertará entre tu imagen, suponiendo que hayas agregado una a tu cuenta de Google, y el ícono de comentarios. Después, invita a otros usuarios, ingresando sus direcciones de correo electrónico en la ventana resultante. Las personas con las que compartes, pueden editar, ver o comentar un documento, según los permisos que les otorgues.

Si quieres compartir el documento con alguien que usa algo diferente al email, haz clic en Copiar Enlace, en la parte inferior de la ventana de Compartir con Personas y Grupos. Un link se copiará en tu portapapeles.

Diccionario integrado de Google Docs

Esta herramienta de ayudará a facilitar la búsqueda de significados de conceptos complejos. No está ahí sólo para poner líneas rojas debajo de las palabras mal escritas: puede ayudarte a buscar palabras que no conoces. Seleccione una palabra y luego elija Herramientas > Diccionario para ver una definición. Alternativamente, seleccione una palabra y luego presione Ctrl + Shift + Y (Windows) o Cmd + Shift + Y (macOS).

Usa las funciones de comentarios y chat

Con Google Docs, puedes observar en tiempo real, cuando otras personas realizan cambios en un documento. Al hacer clic en el botón Abrir Historial de Comentarios, tu o cualquier otra persona que esté en el documento puede iniciar una discusión sobre tu proyecto.

También puedes ver qué usuarios están mirando el documento, usando la serie de círculos ubicados a la izquierda del botón Abrir Historial de Comentarios.

De igual forma, puedes configurarlo para recibir notificaciones cuando las personas realicen cambios en el documento, o cuando alguien menciona tu nombre o interactúa con uno de tus comentarios.

Comparar dos documentos

Es posible que en ocasiones necesites comparar dos documentos entre sí, y Google Docs puede ayudarte. Abra el menú Herramientas y seleccione Comparar documentos , luego seleccione el otro documento para compararlo con el actual: Google Docs le presentará un desglose detallado de en qué se diferencian en un documento nuevo.

Traducir un documento en Google Docs

Abrir el documento que se desea traducir y el en menú que se encuentra en el margen superior ir hasta Herramientas y luego elegir la opción Traducir documento. Hay que escribir el nombre con el cual se guardará la versión traducida y luego seleccionar el idioma. Se presiona traducir y se abrirá una copia traducida del documento en una ventana nueva.

Para conocer otros trucos, revisa esta web. O también puedes conocer algunas otras novedades y funciones en esta seria de artículos.